Nos últimos meses um dos temas mais debatidos foram as novas formas de trabalho que se tornaram necessários pelo isolamento social. O home office se tornou fundamental para diversas empresas de maneira emergencial — e a grande maioria delas nunca tinha tido a experiência do trabalho remoto. A ideia de que era uma necessidade possuir uma sede física em todos os lugares em que atua, impedia muitos empresários de imaginar a ideia do escritório virtual. Mas os tempos são outros.
Contar com uma estrutura de qualidade, conforto e bom atendimento para a sua empresa e seus clientes são algumas das vantagens dos escritórios virtuais. Entenda o que é o escritório virtual, como ele funciona e se ele pode se adequar às necessidades do seu negócio.
O QUE É ESCRITÓRIO VIRTUAL
Um escritório virtual é um espaço físico que disponibiliza seu endereço e um conjunto específico de serviços para empresas que não tem a necessidade de uma sala própria ou mesmo uma mesa fixa. Nessa lista de serviços oferecidos podemos destacar o endereço fiscal e comercial, recebimento de correspondências e encomendas, além de atendimento telefônico. Em resumo, você paga um valor mensal para utilizar o endereço do Coworking, na localização que lhe atender melhor, ainda contando com acesso a serviços exclusivos do espaço.
As empresas que já são clientes do Coworking no modelo de escritório virtual, recebem do espaço alguns benefícios, também sendo possível alugar salas privativas, salas de reunião e espaços de treinamento para situações específicas, recebendo um produto desenhado para atender perfeitamente às suas necessidades. Essa flexibilidade gera uma grande redução nos custos, já que a empresa paga conforme a utilização e ainda tem a comodidade de utilizar salas totalmente mobiliadas e preparadas para receber clientes e parceiros.
QUANDO OPTAR POR UM ESCRITÓRIO VIRTUAL
São inúmeras as situações em que uma empresa pode optar pelo modelo de escritório virtual para atender suas necessidades sendo bastante interessante em diversas ocasiões. Abaixo listamos as principais delas.
1. COMEÇANDO UM NEGÓCIO
Um profissional autônomo que está iniciando uma empresa de serviços digitais (sem a necessidade de uma sede física). Mas para conseguir registrar a empresa e transmitir credibilidade e confiança para os seus clientes, ele vai precisar de um endereço comercial, não sendo adequado utilizar o da sua residência.
Além disso, ele precisa de um atendimento profissionalizado e em certos momentos pode precisar fazer reuniões presenciais. O escritório virtual em um coworking é a solução perfeita!
2. EMPRESAS EM PROCESSO DE EXPANSÃO
Devido a possibilidade de executar suas tarefas de forma remota, seja em casa, ou em um coworking, diversas empresas cogitam a possibilidade de adotar o modelo remoto de forma permanente. Isso possibilita equipes distribuídas em diversos locais, como cidades, estados e até países diferentes. Esse fator contribui para uma eventual expansão dos negócios para outros mercados
Mas ter uma sede física em cada lugar vai se tornar bem caro, podendo até mesmo inviabilizar o negócio. Para essas empresas o escritório virtual é o modelo ideal, pois nessa modalidade é possível ter filiais em dezenas de cidades sem aumentar de forma desordenada os custos, mantendo a eficiência da operação.
3. PRECISANDO REDUZIR CUSTOS
Atualmente a ordem em quase todas as empresas é a redução de custos, e um plano de escritório virtual com a possibilidade de posições rotativas em um Coworking pode ser a solução ideal. A empresa contará com o endereço comercial e os serviços oferecidos bem como uma estrutura física para seus colaboradores trabalharem. Entretanto, não terá os custos fixos de uma sala comercial própria, que são consideravelmente mais altos.
O custo de um escritório virtual é muito menor do que aluguel ou compra de um espaço, além da vantagem de não ter as preocupações como pagamento de funcionários, instalações elétricas e hidráulicas, manutenção de espaço e equipamentos além de outros serviços. Com a redução de custos na contratação do espaço para a sua empresa, o valor gerado por essa economia poderá ser investido na própria empresa sendo muito importante para o desenvolvimento e crescimento dela.
O PAPEL DO ESCRITÓRIO VIRTUAL NO FUTURO DO TRABALHO
O escritório virtual tem a finalidade de ser uma ponte entre o mundo físico e o digital, gerando oportunidades de negócios e crescimento para empresas de diferentes perfis, mercados e tamanhos. Enquanto sua empresa pode ter uma sede de escritório físico em uma capital, ela também poderá ter filiais em outras regiões se dividindo entre coworkings e escritórios virtuais por diversas cidades do país.
Se você já é um empreendedor autônomo ou empresa de pequeno a médio porte você certamente precisa de um local no qual vai realizar o seu trabalho. Nesse momento surge a dúvida entre o home-office ou um escritório individual. Talvez a solução seja uma opção inovadora: um Coworking.
Foi-se o tempo em que os Coworkings eram espaços desejados apenas por startups e freelancers. Muitas empresas chamadas tradicionais ou convencionais, que já possuem espaços próprios, estão migrando para Coworkings com partes de suas equipes ou até mesmo em sua totalidade. Essa mudança demonstra uma maior preocupação com os paradigmas de trabalho do futuro onde as organizações repensam os seus espaços e a rotina de seus colaboradores, onde o ambiente físico é fundamental para uma melhor qualidade de vida e produtividade.
Algumas empresas importantes lideram esse movimento, sendo um modelo a ser seguido por diversas organizações. Em 2016 a Microsoft decidiu dar a 30% de seus funcionários da área comercial em Nova York a possibilidade de trabalhar em um Coworking. A Xero, uma das maiores empresas de tecnologia da Nova Zelândia, iniciou a construção de um espaço de Coworking próprio em Auckland. Nesse espaço próprio, os colaboradores da organização terão a possibilidade de trabalhar e se relacionar com bancos, governo, contadores, pequenas e grandes empresas e parceiros.
Aqui estão alguns dos motivos pelos quais grandes empresas estão olhando mais atentamente para o modelo de Coworking:
Oportunidade de se relacionar com empresas mais inovadoras
Empresas consolidadas não querem perder a natureza inovadora que tinham no seu início. Em um Coworking, muitos dos profissionais são freelancers e startups (empresas no início da vida empresarial que estão constantemente interagindo e experimentando inovações de uma maneira que empresas maiores não tenham tanta liberdade).
Os espaços compartilhados se notabilizam pela troca constante de novas ideias e pela colaboração entre seus membros. Um movimento que chama atenção é o de empresas maiores começarem a mover equipes de inovação para espaços de Coworkings, dando a esses profissionais a possibilidade de trabalhar junto e aprender com empresas e startups que estão constantemente tentando novas abordagens. Isso mantém empresas já maduras com mentalidade de crescimento e oxigena suas inovações.
Maior satisfação no trabalho e retenção de pessoal
O Coworking é geralmente um espaço planejado para aumentar a satisfação no ambiente de trabalho e, consequentemente, a retenção entre os colaboradores. É fato que o ambiente de trabalho físico tem um impacto significativo no bem estar da equipe e no desempenho geral de uma organização. Mais dinâmicos que os escritórios tradicionais, os Coworkings apresentam respostas muito positivas quanto à satisfação no trabalho e produtividade.
Foco total no objetivo do negócio
Os Coworkings são altamente convenientes as organizações. Os gestores e equipe dos escritórios compartilhados são responsáveis por todas as tarefas operacionais que mantêm o local funcionando. Isso permite que os profissionais nesses espaços se concentrem no que é importante: seus trabalhos, suas equipes e seus projetos.
Economia
Mesmo as empresas mais tradicionais e estruturadas precisam reavaliar custos e processos.
Novas possibilidades
A possibilidade de encontrar clientes e até mesmo funcionários é um benefício do Coworking. As organizações quase sempre estão cercadas de pequenas empresas e profissionais autônomos que necessitam terceirizar certas atividades de negócios porque não têm recursos para fazê-lo internamente. E essas atividades podem ser serviços que uma outra empresa oferece. A proximidade por estar no mesmo ambiente também é um diferencial na escolha, pois muitas empresas preferem manter um contato mais próximo com quem se relacionam. Ou seja, é possível encontrar um próximo cliente durante a pausa para o café.
Conclusão
Como é possível perceber, há muitos benefícios para empresas estabelecidas que procuram um espaço profissional para ampliar e até renovar sua ideia de escritório. Optar pelo modelo mais adequado a empresa e observar alguns aspectos como as funcionalidades oferecidas, localização e espaço ideal são fundamentais para a estratégia de mudança ser assertiva.
